Pemusnahan arsip merupakan salah satu tahap penting dalam manajemen kearsipan, karena memberikan manfaat bagi dokumen rahasia perusahaan Anda. Bagi Anda yang membutuhkan jasa pemusnahan arsip, silahkan untuk klik link berikut ini https://www.crownrms.com/id/services/secure-data-destruction/.
Manfaat Pemusnahan Arsip
Ada beberapa manfaat pemusnahan arsip bagi perusahaan Anda, yaitu:
- Mengurangi Jumlah Arsip
Jumlah arsip yang banyak, otomatis membuat bertambahnya tempat penyimpanan. Hal tersebut menyebabkan bertambahnya biaya operasional kantor yang keluar untuk menyewa tempat penyimpanan arsip. Melakukan pemusnahan arsip menjadi salah satu cara untuk menanggulangi hal tersebut.
- Menjaga Rahasia
Manfaat pemusnahan arsip selanjutnya adalah menjaga rahasia. Lantaran arsip memuat rahasia perusahaan Anda. Selain itu, apabila pemusnahan arsip tidak dilakukan, arsip dikhawatirkan dapat tercecer.
Sehingga, rahasia perusahaan akan terbongkar. Jadi, pemusnahan arsip merupakan salah satu cara untuk menjaga rahasia perusahaan Anda yang solutif.
- Lebih Efisien
Pemusnahan arsip juga membuat arsip perusahaan Anda lebih efisien. Karena perusahaan memiliki jumlah arsip yang berkurang. Berkurangnya jumlah arsip yang ada, membuat pekerja di kantor dapat lebih mudah untuk mencari arsip.
Lebih mudahnya pencarian arsip, menyebabkan waktu yang ada tidak terbuang dengan sia-sia. Selain itu, tempat penyimpanan arsip juga terlihat lebih tertata dan terorganisir.
Tahapan Pemusnahan Arsip
Setelah mengetahui manfaat pemusnahan arsip, selanjutnya Anda harus mengetahui tahapannya. Ada beberapa tahap dalam pemusnahan arsip seperti berikut ini:
- Pemeriksaan
Proses pemeriksaaan mempunyai tujuan untuk mengetahui jangka waktu arsip tersebut. Agar tidak salah dalam proses pemilihan arsip yang akan Anda musnahkan. Apabila jangka waktu penyimpanannya sudah habis, maka arsip bisa dimusnahkan.
- Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah
Selanjutnya, data-data arsip yang akan dimusnahkan dimasukkan ke dalam daftar yang berisi informasi mengenai arsip tersebut. Data-data tersebut antara lain adalah nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, dan keterangan.
- Pembentukan Panitia Pemusnahan
Pembentukan panitia ini bertujuan untuk memastikan bahwa prosedur pemusnahan arsip berjalan dengan benar. Panitia ini terdiri dari unit pengelola arsip, unit perundang-undangan dan hukum, dan unit pengamanan.
- Penilaian
Selanjutnya, daftar arsip akan dinilai oleh panitia penilai. Panitia penilai merupakan panitia yang akan melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah. Apakah semua arsip tersebut perlu dimusnahkan atau tidak?
- Persetujuan dan Pemusnahan
Jika arsip berdasarkan keputusan pimpinan instansi atau perusahaan yang bersangkutan disetujui untuk dimusnahkan. Maka pemusnahan akan dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal.
Mulai dari melakukan pemusnahan arsip secara menyeluruh hingga seluruh informasi musnah, didampingi oleh dua saksi, serta terdapat proses penandatangan berita acara arsip.
Sudah Paham Tentang Manfaat Pemusnahan Arsip?
Nah, itu tadi beberapa manfaat pemusnahan arsip serta tahapannya. Semoga bermanfaat untuk Anda. Jangan lupa untuk melakukan pemusnahan arsip secara berkala.
